Dokumentensicherung – eine Mappe für alles

Dokumentenmappe für die Krise

Griffbereit im Notfall

Unvorhersehbare Krisen und Notfälle wie Krieg, Feuer, Flut oder Sturm erfordern schnelles Handeln, um sich in Sicherheit zu bringen.  Eine Evakuierung oder eine Flucht muss schnell und geordnet ablaufen. Emotionen wie Angst oder Panik beeinflussen das rationale Denken enorm und im Ernstfall bleibt einem keine Zeit den Aktenschrank nach wichtigen Dokumenten durchzuwühlen. Eine Dokumentenmappe hält alle wichtigen Unterlagen ideal zusammen und ist im Notfall immer griffbereit. Sinnvoll ist es auch, wenn andere Familienmitglieder oder Vetrauenspersonen darüber Bescheid wissen. Der Aufbewahrunsgort sollte sicher und nicht unbedingt direkt für Andere ersichtlich sein ist. Achten Sie darauf, dass es sich um eine sichere und bestenfalls wasserdichte Mappe handelt, die handlich ist, aber auch genügend Platz für ihre wichtigen Unterlagen bietet. So sind die Papiere optimal eingeschlossen und nicht durch, Regen, Feuchtigkeit oder andere Einflüsse zerstörbar. Eine Möglichkeit ist auch die Dokumentenmappe in einem feuerfesten Safe aufzubewahren. Beachten Sie aber, dass dieser aber im Notfall schnell zu öffnen sein sollte und Vetrauenspersonen widerrum den Code kennen müssen.

Warum ist eine Aufbewahlung der Dokumente so wichtig?

Sämtliche Urkunden der Familie sind wichtig und sollten im Original aufbewahrt werden. Dazu gehören Geburts-, Sterbe- oder Hochzeitsurkunden. Besitzen Sie ein Stammbuch, dann sind hier alle wichtigen Dokumente vorhanden. Zur Identifikation oder Ausreise sind Personalausweis und Reisepass wichtig. Bewahren Sie auch Führerschein und Fahrzeugpapiere an einem sicheren Ort auf. Des Weiteren gehören in die Dokumentenmappe Sparbücher, Kontoverträge und alle Papiere, die etwas mit Geldinstituten und Wertanlagen zu tun haben. Grundbuchauszüge sind wichtig, um einen Nachweis für sein Eigentum zu besitzen. Zwar sind die Daten alle im Grundbuch selbst gesichert, doch ein Gegenvergleich ist in schwierigen Situationen viel wert. Retten Sie Versicherungspolicen und Rentenbescheide, um auch hier den Nachweis noch im Original zu besitzen.

In jede Dokumentenmappe gehören Testamente, Vollmachten, Betreuungsverfügung und Patientenverfügungen. Gehen derartige Dokumente verloren, sind Sie nur sehr schwer wiederzubeschaffen oder nachvollziehbar. Es ist ratsam zusätzlich Vollmachten und Verfügungen zusätzlich beim Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer zu hinterlegen.

Was gehört alles in die Dokumentmappe rein?

Im Grunde können wir Ihnen mit der folgende Liste nur eine Empfehlung geben. Sie müssen selbst entscheiden, welche Dokumente für sie wichtig sind und die folgenden Auflistung auf ihre persönliche Situation abstimmen bzw. ergänzen.

  • Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunde (Stammbuch, falls vorhanden)
  • Krankenversicherungskarte, Nachweis über Krankenversicherung, private Zusatzversicherung
  • Einkommensbescheinigungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnsteuerkarte
  • wichtige Steuerbescheide und Steuerunterlagen (Steuerbefreiung etc.)
  • Renten- und Pensionsbescheinigungen, Nachweise über Betriebsrenten
  • wichtige Abschlusszeugnisse und andere Qualifizierungsnachweise bzw. Ausbildungsnachweise
  • Mietverträge, Pachtveträge
  • Leasingverträge
  • Patienverfügung, Vollmachten und Testament
  • Zahlungsbelege, Rechnungen
  • Pässe, Meldenachweise und Aufenthaltsgenehmigungen
  • Versicherungspolice für Haftpflichtversicherung, Unfallversicherung, Hausratversicherung, KFZ-Versicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung, Lebensversicherung
  • Zahlungsbelege für die Rentenversicherung und andere Institutionen
  • Mitgliedschaften von Vereinen oder Organisationen
  • Änderungsberscheide für empfangene Leistungen wie Kindergeld, Grundsicherung, Arbeitslosengeld etc.
  • Rechnungen, die offene Zahlungsansprüche nachweisen
  • Grundbuchauszüge
  • richterliche Beschlüsse
  • Auflistung aller Bankkonten (Girokonten, Sparkonten, Aktien, Wertdepots, Fonds & Bankenschliessfächer)
  • Liste der Seriennummern der Wertgegenständen
  • Kopie wichtiger Adressen und Kontaktdaten
  • Impfbuch

Sollten Ihnen bei der Durchsicht der Unterlagen auffallen, dass Ihnen das eine oder andere Dokument fehlt, so sollten Sie sich schnellstmöglichst um Ersatz bei der entsprechenden Behörde kümmern. Erfahrungsgemäß kann die Beschaffung verlorener Dokumente einige Wochen beanspruchen. Umso besser ist es, wenn Sie sich im Krisenfall darüber dann keine Sorgen machen müssen. Um weiterhin Zugriff auf ihre Bankkonten haben zu können (Online sowie am Bankautomat), sollten Sie sich unbedingt ein System überlegen, um sich Passwörter und PINs zu merken. Keinesfalls sollten die Passwörter notiert werden oder sogar mit den Karten aufbewahrt werden. Hierfür gibt es einige Tricks. Merken sich die Geheimzahl in Buchstaben, wie Sie sie auf einer klassischen Handytastatur finden.  Dies kann helfen, wenn man zu den Menschen gehört, die sich meist besser an Texte als an Zahlen erinnern können.

Vergessen Sie auch nicht für sie bedeutsame Fotos der Dokumentenmappe zuzufügen. Auch wenn Sie keinen materiellen Wert haben, können Fotos von geliebten Ort oder Personen gerade in Krisenzeiten kostbar für das psychische Wohlbefinden sein. Auch hier gilt: Sie müssen entscheiden, was für Sie an Bedeutung hat.

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Eine Kopie als Sicherheit

Sollten Sie nun alle Originale zusammengesucht haben, empfehlen  wir Ihnen unbedingt eine digitale Kopie (USB-Stick oder externe Festplatte) und eine psysiche Kopie der Dokumente anzufertigen und diese auch wieder an einem sicheren separaten Ort aufzubewahren. Auch hier ist eine feuerfeste Mappe empfehlenswert. Niemals sollten die Kopien zusammen mit den Original-Unterlagen untergebracht sein. Eine weitere Möglichkeit der Dokumentensicherung ist außerdem das Hochladen in eine Cloud, auf die sie von überall aus Zugriff hätten. Dort werden die Dokumente sicher augbewahrt und der Zugriff ist nur mit einer Zertifizierung möglich. Der Nachteil bei der Dokumentenaufbewahrung in der Cloud ist, dass Sie über eine stabile Internetverbindung verfügen sollten, um auf die Dokumente zugreifen zu können. In Krisenzeiten ist das eventuell nicht immer gewährleistet.

 

 

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